公開日：2013/12/09

昨今、カタカナ表記の会社名やビル名などをよく目にするようになってきています。このカタカナ表記、どことなくスマートで格好が良いのですが、「なんだか文字数が多い…」ということも特徴の1つであるように思います。そして、この特徴によって、兎にも角にも困るのが「宛名ラベル」です。

「宛名ラベル」は取引先などの相手に送付する郵便物に貼り付けるものですから、キレイでなければなりません。宛名がラベルからはみ出したりすることはもっての外ですが、おかしな箇所で改行されたりしないようにする必要があります。そこで、きちんと文字が収まるように、ラベルレイアウトでフォントサイズを変更して調整しますが、すると、次には別の問題が出てきます。当然ですが、ラベルの面積は一定ですので、文字数の多い名称に合わせてレイアウトを調整すると、そこまで文字数の多くない名称の「宛名ラベル」では、文字が小さ過ぎたりして、バランスがおかしくなっている場合があります。

そこで、宛名の長短に合わせたラベルを生成する方法をご紹介します。

例えば、計算フィールドを使用して、宛名の長短を把握した上で、フォントサイズを変更する方法でラベル表示を調整することは可能です。しかし「想定外の長さの名称」のレコードがある可能性もあり、全てのレコードでキレイに表示させる事は困難です。ですので、このTipsでは、計算式だけに頼らず、ある程度人為的な部分を残して、自由にラベルを編集できるようにしています。

では、Tipsをご覧ください。ここでは宛名を便宜的に 【住所】 【会社/部署】 【役職/氏名】 の3ブロックに分けてみました。ラベルの基本文字サイズは10ptに設定していますが、ブロックごとに、[Fn_サイズ]フィールドを設定して、フォントサイズを変更する事ができるようにしています。また 【住所】 【会社/部署】 のブロックでは、[Fn_改行]フィールドを用意し、改行位置の指定もできます。

これらの調整の結果は、背景色が桃色の「ラベル表示」で目視できます。「ラベル表示」は計算フィールド[Ct_ラベル表示]で、指定されたフォントサイズや改行位置を反映させています。この「ラベル表示」の枠に収まるように調整すれば、宛名ラベルがキレイに表示されているという事です。

これで解説はおしまい…ではありません。このレイアウト上に「改行位置入力」というボタンがあります。このボタンは入力補助機能です。

改行位置は「先頭文字から何番目で改行する」という指定によって反映されます。とはいえ、改行を入力したい位置を先頭文字から「1・2・3…」とわざわざ数えて[Fn_改行]フィールドに数値を入力するのは大変です。そこで、「改行位置入力」ボタンの下部にある背景色が黄色の[Ct_表示]フィールドで、改行したい箇所にカーソルを置き、その後「改行位置入力」ボタンを押すと、自動的に[Fn_改行]フィールドに改行位置が入力されるようにしています。

このTipsでは宛名ラベルを3ブロックに分けて調整しましたが、調整可能な箇所をより細分化したり、敬称を選択可能にしたりと、色々とお試しいただき、是非、使い易いようにカスタマイズしてみてください。

今回のTipsはお役に立ちましたか？
なお蛇足ですが、「アレ？このTipsの形式、どこかで…」と思われた方、その勘は正しいです(笑)。

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